YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ, PAY DEFTERİ, MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ VE GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİNİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI ZORUNLULUĞU GETİRİLMİŞTİR.
İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ile, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere aşağıdaki düzenlemeler yapılmıştır.
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren Ticaret siciline tescil edilen kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatiflere; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirilmiştir.
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen bu şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak sistemde oluşturularak aktif hale getirilecektir.
Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin kuruluşları, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına girmektedirler.
Bu şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde Tebliği Eki -1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmak zorundadırlar.
Tebliğ, halen faaliyette bulunan ticaret şirketlerine karar defterlerini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirmemektedir.
Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaklardır.
6. Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı olarak birden fazla
kişi belirlenebilecektir.
7. Sistem kullanıcısı, şirketin kuruluşunda Tebliğ Eki-2’deki örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı
tarafından onaylanan bir formla belirlenir.
8. Fiziki olarak defter tutan şirketlerin elektronik ortamda pay defteri tutmaya başlayacağı durumlarda fiziki pay defterinde yer alan güncel durumu gösteren kayıtlar Kullanıcı tarafından elektronik pay defterine aktarılır.
9. Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz.
6. Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı olarak birden fazla
kişi belirlenebilecektir.
7. Sistem kullanıcısı, şirketin kuruluşunda Tebliğ Eki-2’deki örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı
tarafından onaylanan bir formla belirlenir.
8. Fiziki olarak defter tutan şirketlerin elektronik ortamda pay defteri tutmaya başlayacağı durumlarda fiziki pay defterinde yer alan güncel durumu gösteren kayıtlar Kullanıcı tarafından elektronik pay defterine aktarılır.
9. Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz.
10. Sistem üzerinde oluşturulan defterler şirketlerin kullanımına hazır halde elektronik defter dosyası formatında Ticaret Bakanlığı’nın bilgi sisteminde muhafaza edilir.
11. Sistemde, tüm işlemler kayıt tarihlerine göre üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamayacak şekilde kayıt altında tutulur.
12. Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemleriyle entegrasyon sağlanana kadar elektronik ortamda düzenlenen kararlar Ticaret Bakanlığınca duyuru yapılana kadar sistem kullanıcısı tarafından Sisteme aktarılacaktır.
11. Sistemde, tüm işlemler kayıt tarihlerine göre üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamayacak şekilde kayıt altında tutulur.
12. Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemleriyle entegrasyon sağlanana kadar elektronik ortamda düzenlenen kararlar Ticaret Bakanlığınca duyuru yapılana kadar sistem kullanıcısı tarafından Sisteme aktarılacaktır.
Defterlere kayda dayanak fiziki karar tutanakları ve ilgili diğer belgelerin istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunludur.
söz konusu tebliğ aşağıdaki linkte sunulmuştur.
